Die aktu­el­le Situa­ti­on durch die Coro­na Kri­se ist eine der größ­ten Her­aus­for­de­run­gen, die die Per­so­nal­bran­che jemals aus­ge­setzt war. Suzana Bern­hard, Geschäfts­füh­re­rin der DEKRA Arbeit Grup­pe hat­te bereits vor der Coro­na Kri­se, im Herbst 2019, beschlos­sen, alle admi­nis­tra­ti­ven Pro­zes­se voll­stän­dig zu digi­ta­li­sie­ren. Trotz der Coro­na-Kri­se hat sich nichts an die­sem Plan geän­dert. Trotz digi­ta­ler Trans­for­ma­ti­on ist es Suzana Bern­hard wich­tig, dass das per­sön­li­che Mit­ein­an­der bei der DEKRA Arbeit Grup­pe nicht aus den Augen ver­lo­ren wird. Denn das ist genau die Sicht­wei­se, die das Unter­neh­men seit 20 Jah­ren so erfolg­reich macht.
In einem Inter­view mit dem Arbeits­blog wer­den die ver­schie­de­nen Maß­nah­men, die die DEKRA Arbeit Grup­pe wäh­rend der Kri­se ver­folgt, the­ma­ti­siert. Zudem wird auf die Part­ner, die sie bei der digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on unter­stüt­zen, ein­ge­gan­gen und wel­che posi­ti­ven Effek­te die Ein­füh­rung der digi­ta­len Per­so­nal­ak­te für das Unter­neh­men hat.

Lesen Sie selbst, wie Suzana Bern­hard die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on bewertet.

 

 

arbeits­blog: Frau Bern­hard, Sie agie­ren seit dem Jahr 2000 in geschäfts­füh­ren­der Funk­ti­on bei der DEKRA Arbeit Grup­pe. Haben Sie sowas wie die aktu­el­le Kri­se schon erlebt?
Kei­ne Fra­ge, die Coro­na-Pan­de­mie ist die größ­te mensch­li­che Tra­gö­die und wirt­schaft­li­che Her­aus­for­de­rung, die ich per­sön­lich mit­er­le­be. Das, was in den ver­gan­ge­nen Wochen qua­si über Nacht über uns her­ein­ge­bro­chen ist und uns auch wei­ter­hin viel Kraft und Trä­nen kos­ten wird, zeigt uns allen glei­cher­ma­ßen neue Gren­zen auf. Einer­seits auf­grund der dra­ma­ti­schen Ent­wick­lung, mit einer nicht enden wol­len­den Zahl an mensch­li­chen Schick­sa­len und ein­schnei­den­den Ver­än­de­run­gen im pri­va­ten wie auch beruf­li­chen All­tag. Fast genau­so bedrü­ckend ist jedoch die damit ver­bun­de­ne Unge­wiss­heit. Wir wis­sen schlicht­weg nicht, wie lan­ge die Kri­se noch andau­ert, was noch alles auf uns zukom­men wird – und wann sich die welt­wei­te Lage wie­der ‚nor­ma­li­siert‘. Rein wirt­schaft­lich betrach­tet, zählt lei­der auch die Zeit­ar­beits­bran­che zu den am stärks­ten betrof­fen Berei­chen. Sobald auf Kun­den­sei­te der Per­so­nal­be­darf sinkt oder wie zuletzt sogar die Pro­duk­ti­on kom­plett her­un­ter­ge­fah­ren wird, wer­den unse­re Mit­ar­bei­ter vor Ort nicht mehr benö­tigt. Und die­se per­so­nel­len Ver­än­de­run­gen haben sich dies­mal qua­si über­all und in nahe­zu allen Bran­chen zeit­gleich erge­ben, was wir in die­ser Dimen­si­on noch nie erlebt haben.

Mit wel­chen Maß­nah­men reagie­ren Sie auf die Corona-Krise?
Gera­de in die­sen Zei­ten zeigt sich ein­mal mehr der außer­ge­wöhn­li­che Team­geist und das beson­de­re Mit­ein­an­der inner­halb der DEKRA Arbeit Grup­pe. Die Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen im In- und Aus­land ste­hen geschlos­sen hin­ter uns und leis­ten einen per­sön­li­chen Bei­trag, sei es in Form von Kurz­ar­beit oder soli­da­ri­scher Gehalts­re­duk­ti­on, für das gro­ße Gan­ze. Genau die­se geleb­te Soli­da­ri­tät zeich­net uns seit jeher aus – und in den ver­gan­ge­nen 20 Jah­ren haben wir auf die­se Wei­se schon vie­le Höhen und Tie­fen gemein­sam durch­lebt. Mit einem Drit­tel unse­res Stamm­per­so­nals tat­säch­lich sogar schon über die gesam­ten zwei Jahr­zehn­te hin­weg. Die­ses gewach­se­ne Ver­trau­en und der star­ke Zusam­men­halt schenkt uns auch momen­tan viel Kraft und Zuver­sicht, die Situa­ti­on zu meis­tern und den Arbeits­platz­er­halt mög­lichst aller Kol­le­gen zu sichern. Denn allen ist bewusst, dass wir nur gemein­sam die­se Her­aus­for­de­rung bewäl­ti­gen und unse­re Zeit­ar­beit­neh­mer sofort wie­der benö­tigt wer­den, sobald es bei unse­ren Kun­den berg­auf geht.

Wie wirkt sich Social Distancing auf Ihren Arbeits­all­tag aus?
Wir haben uns ver­gan­ge­nen Sep­tem­ber dazu ent­schie­den, unser Unter­neh­men kom­plett zu digi­ta­li­sie­ren. Die aktu­el­le Situa­ti­on zeigt mir zwar einer­seits, dass es defi­ni­tiv die rich­ti­ge Ent­schei­dung war. Ande­rer­seits führt sie mir auch sehr deut­lich vor Augen, was ich nicht will: Nach Coro­na darf Digi­ta­li­sie­rung nie­mals Social Distancing bedeu­ten. Der Mensch muss nach wie vor im Vor­der­grund ste­hen – und die­se Erkennt­nis ist mir nun bewuss­ter denn je. Natür­lich fin­den momen­tan alle Tagun­gen per Video­kon­fe­renz statt. Und ja, es ist zwei­fels­oh­ne eine prak­ti­ka­ble Alter­na­ti­ve und auch schön, dass man sich trotz Kon­takt­be­schrän­kung auf die­se Wei­se sehen kann. Aber mir per­sön­lich fehlt der direk­te Kon­takt zu den Men­schen unge­mein. Mir fehlt die per­sön­li­che Nähe, das mensch­li­che Mit­ein­an­der und die Momen­te, in denen man gemein­sam leben und Din­ge erle­ben kann. Das kann kei­ne Digi­ta­li­sie­rung ersetzen.

Sie haben Ihren Digi­ta­li­sie­rungs­plan ange­spro­chen. Ver­ra­ten Sie uns, wie der kon­kret aussieht?
Wir wer­den sämt­li­che admi­nis­tra­ti­ven Pro­zes­se, die rund um den Bewer­ber, den Kun­den und deren Ver­wal­tung anfal­len, digi­ta­li­sie­ren. Jedoch ohne unse­re per­sön­li­che und mensch­li­che Sei­te aus den Augen zu ver­lie­ren. Denn genau das zeich­net uns seit nun­mehr 20 Jah­ren aus und macht uns so erfolg­reich. Die­sen Spa­gat hin­zu­krie­gen, war schon vor Coro­na unser gro­ßes Ziel. Die Kri­se bestärkt mich aller­dings dar­in, dass dies für uns als DEKRA Arbeit Grup­pe als auch für mich ganz per­sön­lich der rich­ti­ge Weg ist. Die Digi­ta­li­sie­rung wird dazu bei­tra­gen, dass wir alle mehr Zeit haben. Zeit, um uns um die wich­ti­gen Din­ge – etwa unse­re Kun­den – zu küm­mern. Sie darf uns, unse­ren Zusam­men­halt und unse­re ent­schei­den­de unter­neh­me­ri­sche DNA aber nicht verändern.

Mit wel­chen Part­nern set­zen Sie die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on um?
Den Nukle­us unse­rer orga­ni­sa­to­ri­schen Pro­zes­se stellt seit 20 Jah­ren Land­wehr L1 dar. An die­ser erfolg­rei­chen Part­ner­schaft hal­ten wir ger­ne fest. Im Bereich Recrui­t­ing set­zen wir auf Ger­man­Per­son­nel, bei der digi­ta­len Signa­tur auf Cof­f­reo. Bei der Digi­ta­li­sie­rung unse­res Doku­men­ten­ma­nage­ments und der Digi­ta­len Per­so­nal­ak­te haben wir uns für tutum ent­schie­den. So haben wir für jeden Bereich den für uns pas­sen­den Part­ner – und in Sum­me ein per­fek­tes Gespann, um den gesam­ten Pro­zess pro­fes­sio­nell abwi­ckeln zu können.

Gera­de die Digi­ta­le Per­so­nal­ak­te ist eine Lösung, mit deren Ein­füh­rung sich immer mehr Per­so­nal­dienst­leis­ter beschäf­ti­gen. Kön­nen Sie umrei­ßen, wie Ihre Ent­schei­dungs­fin­dung ablief?
Fach­lich war das, was uns tutum prä­sen­tier­te, klar struk­tu­riert, logisch und deck­te alle unse­re Anfor­de­run­gen ab. Min­des­tens genau­so wich­tig war mir aber, dass ich den han­deln­den Per­so­nen von Anfang an ver­trau­te. Trotz sorg­fäl­ti­ger, pro­fes­sio­nel­ler Pla­nung wird es auf dem Weg hin zur kom­plet­ten Digi­ta­li­sie­rung Höhen und Tie­fen geben. Des­we­gen möch­te ich die­sen Ent­wick­lungs­schritt mit Men­schen gehen, bei denen auch mein Bauch­ge­fühl ein Gutes ist.

Wel­che Effek­te ver­spre­chen Sie sich von der Ein­füh­rung der Digi­ta­len Personalakte?
Ganz banal gespro­chen, geht es uns um eine all­ge­mei­ne Pro­zess­op­ti­mie­rung, die sich posi­tiv auf unse­ren Arbeits­all­tag aus­wirkt. Dies kann einer­seits zur Res­sour­cen- und Kos­ten­re­duk­ti­on bei­tra­gen, wie zum Bei­spiel in punc­to Papier. Ande­rer­seits soll es den Aus­tausch unter­ein­an­der för­dern und uns als inter­na­tio­na­les Unter­neh­men bes­ser ver­net­zen und effi­zi­en­ter machen. Vor allem aber ver­spre­che ich mir davon eine wert­vol­le Zeit­er­spar­nis. Jede dadurch gewon­ne­ne Stun­de kön­nen wir unmit­tel­bar für unse­re Kun­den und neue Pro­jek­te nut­zen oder in die per­sön­li­che oder unter­neh­me­ri­sche Ent­wick­lung inves­tie­ren. Zudem bie­tet uns die Ein­füh­rung eine zusätz­li­che Opti­on zur Umsatz- und Ertrags­stei­ge­rung. Seit Jah­ren wird die gesam­te Bran­che mit immer neu­en tarif­li­chen oder gesetz­li­chen Ände­run­gen kon­fron­tiert, was mit erschwer­ten Rah­men­be­din­gun­gen und schrump­fen­den Mar­gen ein­her­geht. Eine Ent­wick­lung, die nicht allein über Erhö­hun­gen der Stun­den­sät­ze auf­ge­fan­gen wer­den kann, da der fle­xi­ble Zeit­ar­beit­neh­mer­ein­satz in Deutsch­land sonst immer unat­trak­ti­ver wird. Also müs­sen wir uns fra­gen: An wel­chen Stell­schrau­ben kön­nen wir dre­hen, damit sich das Busi­ness für uns und unse­re Kun­den wei­ter­hin rech­net, sodass auch im Sin­ne unse­rer Mit­ar­bei­ter kei­ne mit­tel­fris­ti­ge Arbeits­platz­ver­la­ge­rung ins Aus­land erfolgt.

Haben Sie ange­sichts der aktu­el­len Kri­se in Erwä­gung gezo­gen, den Digi­ta­li­sie­rungs­pro­zess auf Eis zu legen?
Nein, wir machen bewusst kei­nen Break. Wirt­schaft­lich betrach­tet wäre es viel­leicht sinn­voll gewe­sen, aber ich sehe das aus einer ande­ren Per­spek­ti­ve: Wir wol­len den Men­schen mit unse­rem unver­än­dert posi­ti­ven und nach vor­ne gerich­te­ten Han­deln ver­deut­li­chen, dass es ein Leben nach Coro­na gibt. Gera­de jetzt gilt es mutig und vol­ler Opti­mis­mus vor­an­zu­ge­hen, wes­halb wir unse­ren Weg auch unbe­irrt fort­set­zen. Wir wer­den unse­ren Digi­ta­li­sie­rungs­pro­zess daher gemein­sam mit den genann­ten Part­nern sys­te­ma­tisch ange­hen und star­ten wie geplant Mit­te April mit der ers­ten regio­na­len Umset­zung. Sobald dort alles rund läuft, wer­den suk­zes­si­ve wei­te­re Regio­nen nach­fol­gen, bis die Trans­for­ma­ti­on schließ­lich in ganz Deutsch­land voll­zo­gen ist.

Abschlie­ßen­de Fra­ge: Was kön­nen Sie als Per­so­nal­dienst­leis­ter aus der Coro­na-Kri­se ler­nen – und für die Zeit danach mitnehmen?
Jeder Mensch und jedes Unter­neh­men wird für sich ganz eige­ne Erfah­run­gen sam­meln und sei­ne Leh­ren aus der Coro­na-Kri­se zie­hen. Pau­scha­le Ant­wor­ten gibt es hier nicht. Mein per­sön­li­ches Lear­ning ist: Digi­ta­li­sie­rung ja, aber – nach der Kri­se – nicht zum Preis des Social Distancings! Das per­sön­li­che Mit­ein­an­der und die mensch­li­che Nähe dür­fen nie­mals verlorengehen!

Quel­le:

https://www.arbeitsblog.de/themen/praxis/detail/digitale-transformation-mit-gutem-bauchgefuehl/